Datenschutzordnung des Deutsch-Französischen Chores Köln e.V.

Stand: 23.08.2018

Präambel

Der Deutsch-Französische Chor Köln e.V. verarbeitet in vielfacher Weise personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Vereinsbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der europäische Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung (DSO).

§ 1 Allgemeines

1. Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern an Choraustauschen sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-DSGVO, das BDSG und diese DSO durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

2. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung
oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, identifiziert werden kann.

§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder

Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein.

§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Internetauftritten sowie in sozialen Medien nicht veröffentlicht. Ausgenommen hiervon sind Fotos vom Vereinsleben bzw. von Veranstaltungen des Chores (z. B. Konzerte, Chorreisen), wenn das Mitglied im Vorfeld, in der Regel durch Erklärung auf dem Mitgliedsantrag, nicht widersprochen hat. 

2.  Auf der Internetseite des Vereins und in sozialen Medien werden die Daten der Mitglieder des Vorstands mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht.

§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB.

§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen

1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmerinnen und Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verein (z.B. Vorstandsmitglieder, Mitgliedern in Arbeitsteams) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.

2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt; dies erfolgt in der Regel durch Erklärung auf dem Mitgliedsantrag.

2. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmerinnen und Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.

§ 6 Kommunikation per E-Mail

Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinanderstehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „Bcc…“ zu versenden.

§ 7 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten/Präsenz in sozialen Medien

1. Die Einrichtung und Pflege von Auftritten des Vereins im Internet oder in sozialen Medien erfolgt durch den Vorstand. Diese Aufgabe kann vom Vorstand auch auf andere Mitglieder des Vereins übertragen werden, die dann für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich sind.

2. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen kann der Vorstand nach § 26 BGB die Genehmigung für den Betrieb eines Internetauftritts oder der Präsenz in sozialen Medien widerrufen. Die Entscheidung des Vorstands nach § 26 BGB ist unanfechtbar.

§ 8 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Datenschutzordnung

1. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins (z.B. Vorstandsmitglieder, Mitgliedern in Arbeitsteams) dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten.

2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese DSO können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.

§ 9 Inkrafttreten

Diese DSO wurde durch den Vorstand des Vereins am 23.08.2018 beschlossen und tritt mit sofortiger Wirkung in Kraft.